คำแนะนำสำหรับ การเข้าโครงการรับรอง GBAC Star อย่างมีประสิทธิภาพ
ความซับซ้อนของขั้นตอนการสมัครจะขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนขององค์กร
ขั้นตอนสำคัญบางประการด้านล่างเพื่อช่วยในการเข้าโครงการรับรอง GBAC Star ประสบความสำเร็จ
- เลือกสมาชิกทีมโครงการหลัก
- ฝึกอบรมและให้ความรู้แก่ทีมงานผู้เข้าร่วมโครงการและเจ้าหน้าที่
- ประสานงานการจัดการโครงการ
- ดำเนินการประเมินทางเทคนิคเบื้องต้น
- ร่างดัชนีชี้วัดโครงการเบื้องต้นและเป้าหมายการตรวจสอบ
- เปิดประชุม Project Kickoff Workshop
- จัดทำแผนโครงการรับรองมาตราฐาน
- กำหนดตารางโครงการ (ด้วยแผนภูมิ GANTT)
1. เลือกสมาชิกทีมโครงการหลัก
- ระบุสมาชิกในองค์กรของคุณที่จะให้ข้อมูลสำคัญที่จำเป็นสำหรับการเริ่มโครงการ
- และจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนของโครงการทั่วทั้งองค์กร
- พวกเขาอาจมาจากทุก ระดับขององค์กรและควรมีตัวแทนของผู้บริหารระดับสูงอย่างน้อยหนึ่งคน
- และหนึ่งจากพนักงานระดับปฏิบัติการ
2. ฝึกอบรมและให้ความรู้แก่ทีมงานผู้เข้าร่วมโครงการและเจ้าหน้าที่
- กระบวนการต้องเริ่มต้นด้วยทีมงานที่มีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับโครงการและเป้าหมายของโครงการ การจัดหาทีมงาน การฝึกอบรม
- ทุกระดับจำเป็นต้องมีภาษาและวิสัยทัศน์ร่วมกันอันเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง
- ในขณะที่ยังคงให้สมาชิกแต่ละคนนำความเชี่ยวชาญของตนเองมาใช้ในโครงการ
3. ประสานงานการจัดการโครงการ
- เพื่อเป็นแนวทางในโครงการ GBAC Star ™ ผู้ประสานงาน GBAC จะจัดการงานตามรายการด้านล่าง
- ทั้งนี้ควรกำหนดให้มีการใช้เครื่องมือในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ GBAC Star
การเตรียมโครงการ
- เรียนรู้เกี่ยวกับแหล่งข้อมูลจาก ISSA และ GBAC ที่มีอยู่
- แต่งตั้งทีมโครงการ GBAC Star ™
- เป็นสมาชิกของ ISSA GBAC
- ริเริ่มโครงการการศึกษา
- รวบรวมทีมประเมินทางเทคนิคเบื้องต้น
- ดำเนินการปฐมนิเทศโครงการ
- ทำการประเมินทางเทคนิคเบื้องต้น
- ลงทะเบียนโครงการ
- ร่างดัชนีชี้วัดโครงการ GBAC Star ™เบื้องต้น
- เริ่มต้นโครงการ GBAC Star ™
- พัฒนาแผนการรับรองโครงการ
การดำเนินโครงการ
- ดำเนินการศึกษาและฝึกอบรมเพื่อนำมาใช้และดำเนินการตามนโยบาย แผนและโครงการต่างๆ ติดตามการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
- เตรียมใบสมัครและเอกสารที่จำเป็น
- อัปโหลดเอกสารของทีมโครงการไปยัง ISSA GBAC Online Portal
- ส่งใบสมัครที่สมบูรณ์ไปยัง ISSA GBAC เพื่อตรวจสอบเบื้องต้น
- ส่งคำตอบหรือคำชี้แจงสำหรับ Final Review
ประชาสัมพันธ์ความสำเร็จในการเข้าร่วมโครงการและเตรียมพร้อมสำหรับการรับรองซ้ำ
- ส่งเสริมความสำเร็จ - จัดทำพิธีการและกิจกรรมพิเศษออกข่าวประชาสัมพันธ์และจัดแสดงเว็บไซต์และโซเชียลมีเดีย
- เตรียมความพร้อมสำหรับการทำซ้ำ
4. ดำเนินการประเมินทางเทคนิคเบื้องต้น
- ทีมงานที่ได้รับมอบหมายของ GBAC Star ™จะทำงานร่วมกับที่ปรึกษาของ GBAC เพื่อดำเนินการการประเมินทางเทคนิคเบื้องต้นหรือที่เรียกว่าการประเมินการรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™เบื้องต้น
- ซึ่งการประเมินทางเทคนิคนี้จะมุ่งเน้นไปที่องค์กรว่าสามารถจะปฏิบัติตามข้อกำหนดเบื้องต้นได้หรือไม่
5. ร่างดัชนีชี้วัดโครงการเบื้องต้นและเป้าหมายการตรวจสอบ
- ดัชนีชี้วัดโครงการเบื้องต้นจะแสดงรายการผลลัพธ์และผลลัพธ์ที่โครงการกำลังดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามความคาดหวัง
- ดัชนีชี้วัดสามารถสร้างได้โดยใช้รายการตรวจสอบโปรแกรม GBAC Star ™ ซึ่งเป็นสเปรดชีตที่ใช้ Excel
6. เปิดประชุม Project Kickoff Workshop
Project Kickoff Workshop หรือเรียกว่า การประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อการเริ่มต้นโครงการ นี้เป็นช่วงที่ต้องการความร่วมมือจากสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่างวางแผนที่จะเข้ารับการรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™
งานนี้ถือเป็นการเริ่มต้นโครงการอย่างเป็นทางการและช่วยปลูกฝังความสนใจอย่างกว้างขวางในโครงการและสร้างแรงผลักดันและความกระตือรือร้นในการบรรลุวัตถุประสงค์ ในการได้รับการรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™
Project Kickoff Workshop
Project Kickoff Workshop แบ่งออกเป็นสองส่วน:
1.การนำเสนอด้านการศึกษาและเวิร์คช็อปด้านเทคนิค โดยที่วาระการประชุมเริ่มต้นด้วยการนำเสนอด้านการศึกษาต่อผู้บริหารระดับสูงและเจ้าหน้าที่โดยมีเป้าหมายในการได้รับการสนับสนุนและความมุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จของโครงการ
2.และส่วนที่สองคือเวิร์คช็อปด้านเทคนิคซึ่งจะมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาแผนรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™
การประชุมเชิงปฏิบัติการโครงการ Project Kickoff Workshop
- ระบุผลลัพธ์และผลลัพธ์ที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้สำเร็จ
- กำหนดให้การรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™ เป็นเป้าหมายร่วมกันของผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมด
- เปิดโอกาสให้ความรู้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
- เพิ่มการรับรู้และมองเห็นได้ของโครงการกับผู้บริหารระดับสูงและชุมชน
- สร้างแผนงาน(roadmap)สำหรับการรับรองมาตรฐาน GBAC Star ™
7. จัดทำแผนโครงการรับรองมาตรฐาน
แผนโครงการรับรองมาตรฐาน เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่สำคัญที่ใช้เพื่อเป็นแนวทางใน GBAC Star ™
ทั้งนี้แผนการจะได้รับการสร้างขึ้นจากปัจจัยพื้นฐานคือดัชนีชี้วัดของโครงการ แต่จะมีการเพิ่มองค์ประกอบอีกสองอย่างคือ
1.การกำหนดความรับผิดชอบและการกำหนดเวลาของโครงการ โดยแผนการจะถูกสร้างขึ้นเริ่มต้นก่อนการเริ่ม Project Kickoff Workshop และจะได้รับปรับปรุงหลังจากกิจกรรมนี้
2.จากนั้นผู้ประสานงานโครงการ GBAC Star ™ จะมีหน้าที่ติดตามความคืบหน้าและอัปเดตแผนตลอดระยะการดำเนินโครงการ
8. กำหนดตารางโครงการ (ด้วยแผนภูมิ GANTT)
- การดำเนินการการรับรอง GBAC Star ™ จะรวมถึงการศึกษาข้อมูล การฝึกอบรมและการเก็บข้อมูลเชิงประสิทธิภาพของโครงการตลอดระยะเวลาการดำเนินงาน อย่างต่อเนื่อง ไม่ขาดตอน เพื่อวัดประสิทธิภาพและความยั่งยืนระหว่างการดำเนินงาน
- จากนั้นจะมีการใช้แผนภูมิ GANTT มาใช้เพื่อทำการระบุวันที่ และช่วงเวลาที่สำคัญๆ ตลอดช่วงดำเนินงานของโครงการต่อไป
